局机关各处室、局直各单位:
我局档案是广电工作的真实记录。加强文件、业务资料归档与档案管理是我局工作的重要一环，近年来，局党组坚持每年将档案工作纳入重要议事日程，不断健全档案管理体系和工作网络，加大基础设施投入，完善各项管理制度，使我局档案管理工作取得了长足进步。为深入贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示精神，全面落实省委“四为四高两同步”总体思路和要求，履行为党管档、为国守史、为民服务职责，按照新修订的《中华人民共和国档案法》和省档案工作专项考核要求，现将有关工作通知如下：
一、落实责任，明确专人负责
根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》规定，要做到认真履行职责，建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等），要向局档案室移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对损毁、丢失档案的，要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救。各处室、各单位负责人为本部门档案管理的第一责任人，要明确档案管理人员，负责文件的收集、整理、上交等工作，以保持档案工作的完整性和延续性，并报办公室备案。
二、打好基础，确保资料完整
各处室、各单位要做到文件、业务办完即整理预归档，以免文件散失、查找困难而归档不齐全。主要负责人应亲自过问，亲自抓，要经常检查，发现问题，及时督促整改。要严格按归档要求与期限收集整理应归档资料，注重对声像档案（照片、录音录像带、影碟、声像数据光盘等）资料的收集、整理工作，凡是归档材料不齐全或手续不完备的，有关责任人应予迅速补充或完善，确保档案资料的完整性，并按要求及时在规定期限内将有关材料交局档案室，不得借故推托或拖延，以免影响全局档案工作的整体进程。
三、预立（整理）案卷，做到年度立卷工作规范化
各处室要严格按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《山西省档案管理条例》的要求，做好预立（整理）卷工作。局文书档案要做好分类鉴定工作，防止“有文无档”。各类专业、业务档案资料要做到立卷完整、分类准确、归档移交及时。
四、完整移交，确保档案及时归档入库
各处室综合性文件应于次年的1月底前整理移交归档；业务（专项工作）类材料应在业务审批（专项工作）完结后的2个月内整理装订移交归档。局档案室要加强档案移交归档的登记工作，对移交不及时归档资料不完整的，要及时沟通，督促办理；对影响整体工作进度的要及时向有关领导汇报。局档案室要对各处室移交的档案，按照上级和档案主管部门的要求进行分类汇总整理，完善相关工作流程，建立健全移交、借阅查询、复制档案的相关制度，确保我局档案的规范完整，对影响整体工作进度导致被上级部门批评扣分的，将纳入年度个人考核范围。
五、提升信息化水平，推进传统载体档案数字化
根据省档案主管部门要求，把数字档案室建设列入局信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。局档案室要持续推进传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定。
六、严格管理，确保档案安全
组织开展经常性的档案安全教育，筑牢档案人员的思想防线，强化档案人员的安全意识，真正把安全作为档案管理的第一要务，作为档案工作的生命线。档案安全包括实体安全、信息安全、设备安全，要健全安全管理制度，抓好制度执行。建立健全档案信息公开发布保密审查制度，严格档案信息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私。深入开展档案安全警示教育和风险隐患排查治理，各单位要对档案安全状况进行经常性的自查，并针对查找出来的安全风险采取预防和整改措施，健全档案安全工作长效机制。
七、注重开发，创新服务形式
要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好为领导决策、广电管理提供参考。统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民利民。局档案室要依法做好档案查阅服务，改进查阅方式，简化利用手续，最大限度满足利用者需求；拓展服务渠道，紧紧围绕本单位及人民群众的需要，主动开发档案资源，积极提供档案信息服务。提供涉密档案信息服务要严格遵守保密规定。
八、加强宣传教育，增强档案保护意识
充分利用国际档案日、专家授课、在线教育等形式开展档案宣传教育活动，以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规为重点，创新宣传教育形式，让职工和群众及时了解档案工作的重要性及档案与切身利益的关系，增强依法保护档案的自觉性和主动性。
局属各单位要参照局档案管理要求，将档案工作纳入重要议事日程，不断健全档案管理体系和工作网络，加大基础设施投入，完善各项管理制度，抓好本单位档案工作。对工作中形成的重要资料档案，需要局档案室统一保存的，经分管领导批准后，按要求移交局档案室。
附件：1.省广电局档案工作领导小组及职责
山西省广播电视局办公室
2020年10月19日
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